10 pytań przed wdrożeniem systemu ICT w firmie

Właściciele i kierownictwo firm każdej wielkości coraz częściej zdają sobie sprawę, że informatyzacja jest nieuchronną przyszłością ich przedsiębiorstw. Pozwala ona na automatyzację i optymalizację procesów biznesowych, a w konsekwencji obniżenie kosztów działalności i zwiększenie konkurencyjności.

Poniżej przedstawiam 10 pytań, jakie powinien zadać sobie każdy menedżer przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu ICT.

1. Jakie procesy biznesowe chcemy zinformatyzować?

Żeby wdrożenie okazało się sukcesem powinniśmy zacząć od zdefiniowania i optymalizacji procesów biznesowych. Systemy informatyczne zbyt często traktowane są jako remedium na całe zło… pamiętajmy, aby przede wszystkim uporządkować operacyjnie i organizacyjnie firmę, a dopiero później decydować się na wdrożenie oprogramowania. Optymalizacja procesów biznesowych powinna również dać nam odpowiedź na pytanie, które procesy możemy usprawnić/zautomatyzować poprzez wdrożenie systemu.

2. Po co wdrażamy system?

Określenie celu jest bardzo istotne w kontekście późniejszej oceny sukcesu wdrożenia. Celem może być na przykład chęć uporządkowania danych, usprawnienie procesu (kosztowe lub czasowe) czy odciążenie pracowników… ważnym aspektem jest zdefiniowanie wskaźników, które pozwolą nam określić sytuację przed wdrożeniem, jak i po wdrożeniu (np. czas trwania wybranego procesu).

3. Kto będzie korzystał z wybranego systemu?

Zbyt często przyszli użytkownicy są pomijani na etapie wyboru / budowy systemu informatycznego. Pamiętajmy, że to właśnie oni mają największą wiedzę na temat tego jak przyszły system powinien wyglądać i to oni powinni uczestniczyć w etapie zbierania wymagań.

4. Czy znamy wymagania funkcjonalne?

Znając przyszłych użytkowników oraz procesy biznesowe, które ma zinformatyzować system powinniśmy przystąpić do definiowania wymagań funkcjonalnych, czyli dokumentu, który odpowie nam na pytanie „co i w jaki sposób system powinien realizować”. Najbardziej przejrzystą formą zarówno dla biznesu, jak i późniejszych dostawców są tzw. „przypadki użycia” (przykłady takiego definiowania wymagań można znaleźć w internecie).

5. Czy znamy wymagania i ograniczenia techniczne?

Im większa organizacja tym lepiej zorganizowane procesy i procedury ICT. Większe firmy bardzo często dysponują działami IT, które przygotowały już wcześniej politykę bezpieczeństwa czy wymagania technologiczne dla oprogramowania. Znając te zasady możemy odpowiedzieć na pytania:

  • Czy może to być rozwiązanie typu SAAS (software as a service) czy może musi być zainstalowane na serwerach firmowych?
  • Czy dopuszczamy rozwiązania chmurowe?
  • Czy system powinien zostać stworzony w konkretnych technologiach lub umożliwiać integrację z innymi systemami?
  • Czy istnieją szczególne wymagania związane z zarządzaniem użytkownikami?
  • Na jakie platformy rozwiązanie powinno być dostępne (telefon / komputer / przeglądarka internetowa)?

6. Jaki mamy budżet oraz czas na realizację?

Znając już zakres wdrożenia powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie jakim budżetem dysponujemy. Pozwoli nam to określić czy możemy podjąć się realizacji systemu dedykowanego pokrywającego nasze potrzeby czy powinniśmy się skupić na szukaniu rozwiązań gotowych (np. rozliczanych miesięcznie). Również planowany czas realizacji pozwoli nam podjąć decyzję jakie rozwiązanie wybrać. Z założenia rozwiązania dedykowane będą droższe i realizowane dłużej, ale pozwolą dokładniej pokryć potrzeby firmy.

7. Kto po stronie firmy będzie odpowiedzialny za projekt wdrożenia?

Widziałem już wiele wdrożeń systemów gdzie po stronie klienta nie było żadnej osoby lub wręcz przeciwnie, osób odpowiedzialnych za wdrożenie systemu było kilka… jedna i druga sytuacja powodowała konflikty w trakcie podejmowania decyzji i na koniec projektu okazywało się często, że rezultat nie spełnia oczekiwań klienta… Powinniśmy wybrać jedną osobę, która w imieniu naszej firmy będzie potrafiła podjąć decyzję nt. poszczególnych rozwiązań. Równocześnie pamiętajmy o opisywanym w punkcie trzecim założeniu, aby angażować przyszłych użytkowników systemu jako konsultantów i testerów na kolejnych etapach projektu.

8. Jak planujemy wybrać wykonawcę / dostawcę?

Niezależnie od tego czy zdecydowaliśmy się wybrać rozwiązanie gotowe czy dedykowane powinniśmy skrupulatnie podejść do wyboru wykonawcy. Mając zdefiniowane procesy oraz wymagania funkcjonalne oraz znając zapotrzebowanie technologiczne powinniśmy przygotować listę kryteriów, która pomoże nam obiektywnie ocenić potencjalnych dostawców / wykonawców. Na liście kryteriów mogą znaleźć się takie elementy jak: liczba pracowników, sposób pracy (i zarządzania projektem), koszty wdrożenia i późniejszego utrzymania, możliwości późniejszego wprowadzania zmian w systemie czy referencje. Warto, w miarę możliwości, porozmawiać z wcześniejszymi klientami potencjalnych dostawców.

9. Co jeśli nie uda nam się znaleźć odpowiedniego rozwiązania?

Może okazać się, że z różnych względów nie udało nam się znaleźć odpowiedniego rozwiązania… nasz budżet może być zbyt mały, systemy mogą nie spełniać naszych oczekiwań lub czas wdrożenia może być zbyt długi. Warto w takiej sytuacji określić priorytety dla wszystkich zdefiniowanych funkcjonalności – może się okazać, że istnieją na rynku rozwiązania, które pokryją np. 80% naszych potrzeb (często taki poziom pokrycia okazuje się wystarczający).

10. Co zrobić jeśli nie umiem samodzielnie poradzić sobie z wcześniejszymi pytaniami?

Istnieją na rynku firmy i niezależni konsultanci, którzy mogą pomóc w zdefiniowaniu powyższych aspektów. Pamiętajmy, że oszczędność na etapie analizy może spowodować dużo większe koszty na etapie wdrożenia lub po samym wdrożeniu… A jeśli udało nam się odpowiedzieć na wszystkie powyższe pytania pozostaje już tylko wybrać odpowiedniego wykonawcę i dobrze zaplanować wdrożenie!

AUTOR

Łukasz Olechnowicz

Strefa wiedzy

Zapisz się do Newslettera

Bądź na bieżąco o aktualnych wydarzeniach!Dbamy o Twoje dane, możesz zrezygnować w dowolnym momencie.

Tak, wyślij mi Newsletter.

FreshMail.pl