Doradztwo | Case Study | Audyt finansowy

Jak pogodzić dynamiczny wzrost z potrzebą kontroli finansowej? Firma z branży przemysłowej stanęła przed koniecznością przekształcenia nieformalnych procesów w profesjonalne struktury zarządcze. Kompleksowy audyt ujawnił kluczowe obszary ryzyka, na podstawie których ekspert GFKM zaproponował praktyczne narzędzia i rozwiązania, które zapewnią firmie bezpieczny dalszy rozwój.

Wyzwania dynamicznie rosnącej firmy

Firma Y, z branży produkcyjnej, stanęła przed wyzwaniem rosnącej luki kompetencyjnej wśród kadry kierowniczej. W wyniku szybkiego rozwoju i automatyzacji procesów produkcyjnych, organizacja potrzebowała liderów, którzy potrafią efektywnie zarządzać zespołami, wdrażać zmiany i dbać o jakość procesów. Tymczasem wielu kierowników produkcji awansowało z ról operacyjnych bez wcześniejszego przygotowania do zarządzania ludźmi. Efektem były trudności w komunikacji, niska efektywność zespołów oraz wysoka rotacja pracowników na stanowiskach liderskich.

Dodatkowo, w firmie brakowało jednolitych standardów oceny kompetencji przywódczych, co prowadziło do niepewności wśród pracowników co do ścieżek rozwoju i awansów. Wzrastało ryzyko, że organizacja nie będzie w stanie zaspokoić rosnących potrzeb produkcyjnych ze względu na niedostateczne przygotowanie liderów do zarządzania zmianą i ludźmi.

W ramach projektów doradczych, GFKM przeprowadziła kompleksowy audyt finansowo-operacyjny w dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwie. Firma ta, ze względu na swoją specyfikę – projekty realizowane w trudnych warunkach, współpracę z międzynarodowymi kontrahentami oraz wysoką kapitałochłonność – wymaga szczególnej sprawności w zarządzaniu finansami i ryzykiem.

Audyt objął trzy kluczowe obszary:

1. Przegląd procesów finansowo-księgowych i operacyjnych
2. Identyfikacja problemów zarządczych
3. Ocena współpracy z zewnętrznymi dostawcami.

Analizy dokonano na podstawie wywiadów oraz przeglądu dokumentacji i systemów IT. Celem audytu było wskazanie obszarów do usprawnień oraz przygotowanie konkretnych, dostosowanych do kontekstu organizacji rekomendacji wdrożeniowych.

Kluczowe wnioski w projekcie

Audyt ujawnił, że firma znajduje się w momencie przejścia od etapu wzrostu do dojrzałości. Dotychczasowe nieformalne procesy przestają wystarczać, a rosnąca złożoność operacyjna wymaga profesjonalizacji struktur.

Wskazano trzy główne obszary ryzyka:

1. Brak systemowego zarządzania ryzykiem finansowym.
2. Niska przejrzystość kosztowa i brak informacji o rentowności projektów.
3. Rozproszone, niesformalizowane procesy.

Audyt pokazał także potencjalne ryzyka organizacyjne, takie jak nieodpowiedni poziom kontroli oraz zależność od osobistych decyzji założyciela.

Rekomendacje: praktyczne rozwiązania dla biznesu

Wyniki audytu posłużyły do stworzenia zestawu konkretnych rekomendacji, które miały umożliwić przeprowadzenie transformacji zarządzania bez utraty elastyczności działania:

• Zintegrowany system zarządzania

Zalecono wdrożenie systemu ERP wspierającego procesy księgowe, operacyjne i controllingowe, który umożliwił konsolidację danych i automatyzację kluczowych procesów.

• CRM i weryfikacja klientów

Zarekomendowano wdrożenie systemu CRM w celu lepszego zarządzania relacjami z klientami, historią współpracy oraz oceną rentowności kontraktów. Dodatkowo wskazano na zasadność nawiązania współpracy z wywiadowniami gospodarczymi  w celu oceny wiarygodności klientów i ograniczenia ryzyk kredytowych.

• Controlling i rachunek kosztów działań (ABC)

Zaproponowano wdrożenie metody rachunku kosztów działań, która pozwoliła na precyzyjne przypisywanie kosztów do projektów i analizę rentowności w przekrojach: klientów, zleceń, rynków. Umożliwiło to podejmowanie decyzji biznesowych opartych na danych, a nie jedynie intuicji.

• Budżetowanie i kontrola kosztów

Zarekomendowano wprowadzenie rocznego procesu planowania budżetowego oraz ustanowienie mechanizmów zatwierdzania inwestycji, co pozwoliło na lepsze zarządzanie zasobami i planowanie rozwoju.

• Informacja zarządcza i system BI

Wskazano na potrzebę wdrożenia narzędzia Business Intelligence (np. Microsoft Power BI), które integrowało dane z różnych systemów i dostarczało przejrzyste kokpity menedżerskie z informacjami o marżach, KPI, trendach przychodów i kosztów.

• Zarządzanie ryzykiem walutowym

Zarekomendowano wdrożenie polityki zabezpieczeń walutowych, aby w kontekście działalności międzynarodowej skutecznie zarządzać ryzykiem kursowym i unikać strat finansowych

Profesjonalizacja jako warunek bezpiecznego wzrostu

Audyt ukazał, że przejście z fazy dynamicznego wzrostu do dojrzałości wymaga nie tylko nowych narzędzi, ale również zmiany sposobu myślenia o zarządzaniu. Organizacja musi rozwinąć kompetencje: planowania, analizowania i przewidywania. Wdrożenie rekomendacji pozwoli nie tylko ograniczyć ryzyka, ale również efektywniej wykorzystywać potencjał zespołu i rynku.

Dzięki współpracy z niezależnym ekspertem i przeprowadzeniu audytu, firma zyskała nie tylko diagnozę, ale przede wszystkim konkretną ścieżkę dojrzewania organizacyjnego. To modelowe podejście, które może stać się inspiracją dla innych przedsiębiorstw stojących w obliczu podobnych wyzwań.

Każdy z kroków wdrożeniowych został skonsultowany i zrealizowany przy wsparciu ekspertów GFKM, w ramach rozszerzenia zakresu pierwotnego projektu doradczego.

Poszerz perspektywę z GFKM

Masz podobne wyzwania w swojej firmie? Profesjonalny audyt finansowo-zarządczy może być pierwszym krokiem do bezpiecznego i skutecznego skalowania Twojej organizacji. Skontaktuj się z nami, by porozmawiać o możliwościach współpracy.

Złożone wyzwania, jakie pojawiają się we współczesnych firmach wymagają eksperckiej wiedzy i, coraz częściej, zewnętrznego wsparcia. Po więcej informacji zapraszamy na stronę: https://gfkm.pl/doradztwo/. W GFKM oferujemy przede wszystkim:

• doświadczenie w realizacji projektów doradczych,
• znajomość wyzwań firm z różnych branż,
• sprawdzone narzędzia i metody,
• prawdziwych ekspertów z danej dziedziny.