Doradztwo | Case Study | Audyt HR

W dynamicznym środowisku prawnym i biznesowym, gdzie przepisy zmieniają się często i szybko, audyt kadrowo-płacowy staje się nieodzownym narzędziem dla działów HR i kadr zarządzających. Nie tylko pomaga wykryć ewentualne błędy i ryzyka, ale także wskazuje możliwości optymalizacji procesów, co przekłada się na efektywność i bezpieczeństwo firmy.

Firmy regularnie przeprowadzające audyty kadrowo-płacowe znacznie zmniejszają ryzyko kontroli i kar, a jednocześnie poprawiają efektywność pracy działów HR poprzez wdrażanie automatyzacji i usprawnień procesów[1].

Cel i zakres audytu

Ostatnio przeprowadzony przez GFKM  audyt objął firmę, która w ciągu kilku lat znacząco zwiększyła zatrudnienie. Wraz z dynamicznym rozwojem pojawiła się konieczność dostosowania procesów wsparcia – w tym kadrowo-płacowych – do nowych realiów organizacyjnych. Naszym zadaniem była szczegółowa analiza tych procesów, wskazanie obszarów wymagających poprawy oraz opracowanie rekomendacji usprawniających. Szczególną uwagę poświęciliśmy na:

• analizę zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
• wskazanie możliwości optymalizacji i usprawnień,
• identyfikację nieprawidłowości i minimalizację ryzyka kontroli i kar.

Jak przebiega audyt?

Każdy audyt kadrowo-płacowy to systematyczny i wieloetapowy proces. Rozpoczęliśmy go od ustalenia zakresu i harmonogramu audytu oraz zebrania niezbędnych informacji o strukturze organizacji i stosowanych procedurach. Następnie przeprowadzane są szczegółowe analizy i działania, w tym:

• wizyty w firmie, analiza dokumentacji i procesów kadrowo-płacowych,
• wywiady pogłębione z  kluczowymi pracownikami w obszarze kadrowo-płacowym,
• przygotowanie raportu z rekomendacjami.

Jakie są kluczowe obszary audytu kadrowo-płacowego? W tym przypadku przeanalizowaliśmy:

1. Zgodność z przepisami prawa pracy i umów

• Weryfikacja umów o pracę i cywilnoprawnych pod kątem kompletności i zgodności,
• Ocena dokumentacji kadrowej i regulaminów pracy oraz wynagradzania.

2. Rozliczenia i świadczenia pracownicze

• Kontrola terminowości i poprawności wypłat wynagrodzeń, zasiłków i świadczeń,
• Analiza ewidencji czasu pracy i rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.

3. BHP i szkolenia

• Ocena realizacji szkoleń BHP i zgodności stanowisk pracy z wymogami.

4. Systemy i bezpieczeństwo danych

• Weryfikacja systemów kadrowo-płacowych oraz ochrony danych osobowych.

5. Sprawozdawczość i obowiązki informacyjne

• Analiza składanych sprawozdań do innych instytucji.

Wyniki audytu i rekomendacje

W trakcie audytu identyfikujemy zarówno drobne, jak i poważne naruszenia, które klasyfikujemy według poziomu ryzyka. W tym przypadku do głównych naszych rekomendacji należały m.in.:

• Uzupełnienie braków w dokumentacji,
• Aktualizacja regulaminów i procedur,
• Usprawnienie naliczania wynagrodzeń,
• Wdrożenie rozwiązań technologicznych zwiększających bezpieczeństwo danych.

A jakie są nieprawidłowości najczęściej wykrywamy podczas audytu?

• Błędy w dokumentacji i ewidencji, które dotyczą najczęściej brakujących podpisów, stosowania nieaktualnych wzorów dokumentów, niewłaściwego podziału akt osobowych, niekompletnej ewidencji czasu pracy czy także rozbieżności między dokumentacją papierową a systemami elektronicznymi.
• Nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń i urlopów, obejmujących między innymi błędne wyliczanie ekwiwalentu za urlop, pomijanie dodatków za godziny nocne lub nadliczbowe, opóźnienia w wypłatach oraz nieprawidłowe stosowanie stawek minimalnego wynagrodzenia.
• W obszarze szkoleń BHP i regulaminów wewnętrznych audyt często ujawnia brak aktualnych szkoleń (zwłaszcza okresowych), nieobowiązujące regulaminy pracy i wynagradzania oraz niedopełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników.

Dlaczego warto inwestować w audyt kadrowo-płacowy?

Według analiz branżowych, aż 60–80% firm, które nie przeprowadzają regularnych audytów kadrowo-płacowych, doświadcza poważnych nieprawidłowości wykrywanych dopiero podczas kontroli zewnętrznych (np. PIP, ZUS, US)[2]. Koszt audytu kadrowo-płacowego jest zazwyczaj kilkukrotnie niższy niż potencjalne kary za nieprawidłowości wykryte podczas kontroli – audyt to realna oszczędność dla firmy. Regularny audyt poprawia nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale także wizerunek firmy jako odpowiedzialnego i profesjonalnego pracodawcy.

Poszerz perspektywę z GFKM

Audyt kadrowo-płacowy to kluczowe narzędzie nie tylko dla dużych firm, ale także dla MŚP, które chcą zabezpieczyć się przed ryzykiem prawnym i finansowym, a jednocześnie usprawnić swoje procesy HR. Profesjonalna diagnoza i wdrożenie rekomendacji pomagają uniknąć kosztownych błędów, zwiększyć efektywność i przygotować firmę na wyzwania przyszłości.

Złożone wyzwania, jakie pojawiają się we współczesnych firmach wymagają eksperckiej wiedzy i, coraz częściej, zewnętrznego wsparcia. Po więcej informacji zapraszamy na stronę doradztwa. W GFKM oferujemy przede wszystkim:

• doświadczenie w realizacji projektów doradczych,
• znajomość wyzwań firm z różnych branż,
• sprawdzone narzędzia i metody,
• prawdziwych ekspertów z danej dziedziny.

[1] Audyt kadrowo-płacowy: przykłady, kosztorys, ryzyka i optymalizacja procesów HR | HRK

[2] Komisja do Spraw Kontroli Państwowej o skargach pracowniczych – Państwowa Inspekcja Pracy