Zarządzanie projektami IT z punktu widzenia zamawiającego: strategie i najlepsze praktyki
W świecie zarządzania projektami w branży IT możemy wyróżnić dwa podstawowe podejścia: klasyczne, znane jako waterfall, oraz zwinne, czyli agile. Oba mają swoje miejsce w realizacji projektu, ale różnią się kluczowymi aspektami realizacji.
Zarządzanie projektami IT – Klasyczne podejście (Waterfall)
Przypomina nieco standardową transakcję zakupową. Na samym początku określamy dokładny zakres i cenę projektu, a następnie wykonawca przystępuje do realizacji według ustalonego planu. Mimo, że teoretycznie wszystko jest ustalone praktyka pokazuje, że wskutek dużej złożoności projektów IT i niemożności dokładnego określenia wymagań, takie podejście często prowadzi do mniejszej czy większej katastrofy we wdrożeniu.
Zarządzanie projektami IT – Podejście zwinne (Agile)
Zyskało popularność, gdy branża IT dostrzegła potrzebę większej elastyczności. W tym modelu projekt jest realizowany etapami, pozwalając na ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się wymagań i warunków. Związany z tym jest m.in. inny system rozliczeń między wykonawcą, a dostawcą. W agile najpierw określa się dostępny budżet, a następnie realizuje się tyle iteracji, na ile pozwala dostępne finansowanie.
Podejście zwinne ma swoje minusy, ale korzyści często są o wiele większe. Statystyki pokazują, że odsetek sukcesów projektów IT jest znacząco większy w stosunku do podejścia klasycznego. Jednocześnie realizacja projektu zwinnego nie jest łatwa – zwłaszcza, jeśli organizacja i menedżerowie nie mają doświadczenia w takiej pracy. W szczególności, aby osiągnąć sukcesu w projekcie IT realizowanym w trybie zwinnym trzeba przełamać szereg nawyków, które mogą być głęboko zakorzenione w strukturach firmy i umysłach menedżerów. Kluczowe w podejściu zwinnym są:
- Współpraca – nadrzędną zasadą jest ścisła współpraca między zamawiającym a wykonawcą. Związana z nią jest też daleko idąca transparentność. Co ważne, ta komunikacja musi zachodzić nie tylko w na etapie kontraktacji, ale przez cały czas trwania prac.
- Decyzyjność – najważniejszym elementem wpływającym na sukces projektu jest… opóźnienie decyzyjne. Jeśli z wieloma sytuacjami trzeba czekać na decyzję top managementu to mamy przepis na porażkę. Stąd agile wymaga zdelegowania odpowiedzialności za wiele decyzji na zespół wykonawczy.
- Ustalanie priorytetów – niezwykle ważne jest zrozumienie, co jest najważniejsze dla działania produktu. Pozwala to skoncentrować się na kluczowych funkcjach i dostarczyć działający produkt szybciej. Szybciej można go testować oraz szybciej przyniesie korzyści. Jednocześnie taka bezlitosna priorytetyzacja nie jest łatwa wobec konfliktujących interesów.
- Uzasadnienie biznesowe – to dlaczego realizujemy projekt oraz co ma on przynieść organizacji powinno być jasno wyrażone przez kluczowe osoby. Decyzje zapadające w zespole muszą kierować się dążeniem do oczekiwanej wartości biznesowej, a do tego zespół musi głęboko rozumieć dlaczego realizujemy ten projekt.
- Profesjonalny zespół – wreszcie agile nie jest dla wszystkich. Potrzebny jest pewien poziom profesjonalizmu, by agile przyniosło spodziewane korzyści. Kompetencje techniczne, motywacja oraz umiejętności pracy zespołowej wykonawców są ważne w każdym projekcie, ale w projektach zwinnych mają nawet większe znaczenie, niż w podejściu klasycznym.
- Narzędzia komunikacji – warto dopilnować, by kanały komunikacji nie były wąskimi gardłami projektu. Aktualnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi wspierających projekty Agile, od prostych takich jak Trello czy MS Planner, po bardziej wyrafinowane jak ClickUp czy Jira. Należy pamiętać, że wybór odpowiedniego narzędzia zależy od skali projektu, złożoności oraz przyzwyczajeń zespołu i często nie warto wytaczać armaty na komara.
Jak zwiększyć skuteczności realizacji projektów IT?
Podsumowując, mając na celu zwiększenie skuteczności realizacji projektów IT, warto rozważyć, by zarówno wykonawca, jak i zamawiający pracowali w podejściu zwinnym. I choć dla wielu organizacji, w szczególności spoza branży informatycznej, nie jest to naturalne czy łatwe, to warto zdobyć się na wykorzystanie doświadczeń z milionów zrealizowanych projektów i wypróbowanie „innego” podejścia do realizacji nowego systemu IT.
Autor: Konrad Klepacki – trener i konsultant specjalizujący się w tematach związanych z metodycznym zarządzaniem projektami w różnych sektorach gospodarki oraz przygotowywaniem do certyfikacji z zarządzania projektami