Audyt organizacyjny
Po co przeprowadzać audyt?
Audyt jest przeprowadzany, aby upewnić się czy możemy poprawić wydajność zachodzących procesów w przedsiębiorstwie i czy używane zasoby są wykorzystywane w najbardziej optymalny z możliwych sposobów. Innymi słowy, audyt organizacyjny jest określany jako działanie stworzone, aby pomóc organizacji w doskonaleniu jej działania poprzez identyfikację mocnych i słabych stron organizacji, aby mogła ona osiągnąć swoje cele.
Celem audytu organizacji jest ocena: misji, celów i strategii; efektywności organizacji i istniejących systemów zarządzania, skuteczności działania oraz sposobu dzielenia się odpowiedzialnością, decyzyjnością i zadaniami (weryfikacja opisów stanowisk i regulaminów organizacyjnych). Bardzo ważnym aspektem jest weryfikacja efektywnej realizacji funkcji zarządzania firmą po to aby móc identyfikować istniejące problemy i możliwości rozwoju oraz formułować plany usprawnienia organizacji przedsiębiorstwa.
Jak jest przeprowadzany audyt organizacyjny?
Sposób przeprowadzania audytu jest dostosowany do celów i potrzeb stawianych przed tym procesem. W wyniku dokładnego wywiadu ustalany jest plan działania. Może on obejmować zarówno analizę dokumentacji (schemat organizacyjny, regulaminy, procedury, opisy stanowisk), jak również analizę pracy na różnych stanowiskach. Niezbędnym elementem jest diagnoza zasobów wewnętrznych a także mapowanie procesów. Finalnym elementem jest opracowanie raportu i rekomendacji.
W wyniku procesu audytu organizacyjnego, przedsiębiorstwu dostarczane są informacje o tym, czy środki i zasoby są skutecznie i w optymalnym stopniu wykorzystywane. Weryfikacja zachodzących w przedsiębiorstwie procesów prowadzi do wyciągnięcia wniosków i wskazania ewentualnych działań naprawczych i korekcyjnych, aby właśnie posiadane zasoby przedsiębiorstwa były wykorzystywane w najbardziej optymalny z możliwych w danej sytuacji sposobów.
Powody przeprowadzania audytów funkcji organizacyjnych:
- Poprawa wydajności organizacji jako całości
- Identyfikacja kluczowych etapów i „wąskich gardeł” w procesach funkcjonalnych,
- Optymalizacja kosztów i redukcja liczby pracowników;
- Doskonalenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji;
- Stworzenie podstaw do indywidualnych planów rozwoju i kariery pracowników;
- Ocena poziomu jakości personelu (kompetencji, zdolności i umiejętności);
- Efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich;
- Adekwatność wielkości zasobów ludzkich – określenie optymalnej pojemności kadrowej;
- Prawidłowe wykorzystanie zakresu uprawnień i obowiązków pracowników;
- Identyfikacja i analiza przyczyn istniejących i potencjalnych problemów;
- Określenie możliwości usprawnień lub zmian.